how write effective emails qa
जब हम काम करते हैं (या कभी-कभी जैसे ही हम जागते हैं) पहली चीज क्या होती है? - ईमेल की जाँच करें, है ना? कभी-कभी हम यह नहीं जानते हैं कि जब तक हम इनबॉक्स में प्रत्येक ईमेल के माध्यम से सही नहीं पढ़ते हैं, तब तक हमारा दिन कैसा रहने वाला है।
हमारे पहले के कई लेखों में, हमने अच्छे के महत्व पर प्रकाश डाला है संचार कौशल प्रभावी ढंग से अपने संदेश को अपने इच्छित दर्शकों तक पहुँचाना - महत्वपूर्ण में से एक परीक्षकों के लिए नरम कौशल ।
इस लेख में, हम लिखित संचार के एक विशिष्ट खंड पर ध्यान केंद्रित करेंगे - ईमेल।
ईमेल संचार को और अधिक प्रभावी बनाने के लिए हम कुछ टिप्स और ट्रिक्स साझा कर रहे हैं। यह सभी टीमों पर लागू होता है, न कि केवल क्यूए टीम पर।
कहो कि आपको यह ईमेल मिला:
ईमेल # 1
सेवा: परीक्षण दल
विषय: क्यूए अपडेट
तन:
टीम,
स्टेजिंग वातावरण में कोड की तैनाती में अप्रत्याशित देरी हुई है। किसी कारण के लिए, कोड मिलाया गया और हम नहीं जानते कि इन मुद्दों को कब सुलझाया जाएगा। हमें अपनी गतिविधियों को स्थगित करना होगा, जब तक पता नहीं चलेगा। इसलिए y को संलग्न करें हम अन्य परीक्षण गतिविधियों में।
इस महीने के अंत तक उत्पादन अनुरोध को हिट करने के लिए CR0100H68 का परिवर्तन अनुरोध है। कृपया साझा बिंदु से दस्तावेज़ पर जाएं और मुझे एक अनुमान दें।
धन्यवाद,
एक्स, क्यूए टीम।
क्या आपको लगता है कि ईमेल प्रभावी है? इसकी तुलना निम्नलिखित के साथ करें:
ईमेल # 2
सेवा: परीक्षण दल
विषय: स्टेजिंग पर्यावरण कोड परिनियोजन में देरी- अनिश्चित काल और CR0100H68- विश्लेषण की आवश्यकता है
तन:
हैलो टीम,
आज, मैं टीम के लिए दो अपडेट कर रहा हूं।
# 1) मंचन पर्यावरण परिनियोजन मुद्दे:
- अप्रत्याशित कारणों के कारण, स्टेजिंग पर्यावरण कोड परिनियोजन में देरी हो रही है - अभी तक कोई ईटीए नहीं। हमें अपनी मेज़बानी की गतिविधियों को तब तक स्थगित करना होगा जब तक कि हमारे पास और अपडेट न हों।
- कृपया इसे हल करने तक गुणवत्ता ऑडिट के लिए टेम्पलेट बनाने पर काम करें।
# 2) परिवर्तन के लिए नया अद्यतन और कार्य अनुरोध CR0100H68:
- महीने के अंत तक लाइव होने की उम्मीद।
- कृपया दस्तावेजों पर जाएं और मुझे कल ईओडी द्वारा निम्नलिखित विवरण बताएं।
- हमें कितने परीक्षण परिदृश्यों की आवश्यकता है?
- हमें मौजूदा दस्तावेज़ों में से कितना बदलना होगा?
- नया दस्तावेज लिखने के लिए कितना समय?
- डेटा आवश्यकताओं का परीक्षण?
- परीक्षण निष्पादन समय?
धन्यवाद,
एक्स, क्यूए टीम।
अगर मैं ईमेल # 1 का प्राप्तकर्ता होता तो यही होता:
- मैं इसे अभी खोल भी नहीं सकता क्योंकि विषय पंक्ति ईमेल की सामग्री के महत्व को बताने के लिए कुछ नहीं करती है।
- यहां तक कि अगर मैंने इसे खोला है - चलो इसे सामना करते हैं, यह सिर्फ शब्दों का एक बड़ा हिस्सा है; थकाऊ, कम से कम कहने के लिए।
- किए जाने वाले कार्य या मेरी अपेक्षाएं बहुत अस्पष्ट हैं, इसलिए मुझे वास्तव में पता नहीं है कि क्या करना है।
लेकिन अगर मुझे ईमेल # 2 मिलता है:
- मुझे पता है कि ईमेल किस बारे में है - विषय पंक्ति मुझे सही ढंग से अनुमान लगाने में मदद करती है कि क्या संचार किया जा रहा है।
- सामग्री को स्पष्ट रूप से बुलेटेड बिंदुओं में व्यवस्थित किया गया है ताकि चीजों को आसानी से बनाया जा सके।
- किए जाने वाले सभी कार्य और ईटीए स्पष्ट रूप से परिभाषित हैं ताकि आप जान सकें कि क्या करना है।
आदर्श रूप से, मैं संदेश को विभाजित करूंगा और उन दो विषयों के बारे में 2 अलग-अलग ईमेल भेजूंगा जिनके बारे में मैं अपडेट प्रदान कर रहा हूं।
लेकिन वह आपकी पसंद है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, सरल उपाय करने से संचार की गुणवत्ता में सुधार हुआ है।
ईमेल संचार और अधिक प्रभावी बनाता है कि दिशानिर्देश
# 1) ईमेल की रचना शुरू करने से पहले अपने विचारों को व्यवस्थित करें।
#दो) अपने लाभ के लिए विषय पंक्ति का उपयोग करें - ईमेल में क्या होने जा रहा है उसका स्वर सेट करें। प्राप्तकर्ताओं को चुपके से झांकें, यदि आप क्या अंदर हैं।
# 3) किसी महत्वपूर्ण संचार को इंगित करने के लिए ईमेल प्रोग्राम के 'महत्वपूर्ण' ध्वज का उपयोग करें- लेकिन फिर से, अपने निर्णय में विवेकपूर्ण बनें कि क्या महत्वपूर्ण है। उदाहरण के लिए, यदि कुछ त्रुटि के कारण परीक्षण जारी नहीं रह सकता है और सभी टीमों को इसके बारे में जानना आवश्यक है - ईमेल को महत्वपूर्ण होने के रूप में चिह्नित करें।
# 4) ईमेल के इरादे को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें। एक ईमेल के लिए 3 बुनियादी कारण हैं
- आप जानकारी प्रदान कर रहे हैं - आप जो लिखते हैं उसके बारे में कुरकुरा रहें। इसे स्पष्ट रखें, इसे सरल रखें। इसे संक्षिप्त रखें।
- आप जानकारी का अनुरोध कर रहे हैं - आप क्या चाहते हैं, कब चाहते हैं, आप कैसे चाहते हैं।
उदाहरण के लिए, मैं ईओडी द्वारा परीक्षण योजना दस्तावेज की एक प्रति चाहूंगा। कृपया समान प्रोजेक्ट फ़ोल्डर में रखें और मुझे बताएं । - इस तरह का एक स्टेटमेंट आपको बताएगा कि “क्या- टेस्ट प्लान, कब - ईओडी और कैसे-कैसे आम फोल्डर में है। - स्वीकृति - ये वन-लाइनर्स हैं और इनके लिए बहुत कुछ नहीं है। आमतौर पर 'धन्यवाद' या 'किया'।
# 5) वर्तनी की कोशिश करें। हर बार ईमेल भेजे जाने के बाद अधिकांश ईमेल एप्लिकेशन इस चेक को अनिवार्य रूप से करने के विकल्प के साथ आते हैं।
जावा में वेब सेवा साक्षात्कार प्रश्न
# 6) जब आप CC सूची में शामिल होते हैं, तो इसका अर्थ है कि यह FYI है। तो आपको बस यह जानना होगा कि क्या हो रहा है लेकिन आपसे कार्रवाई अपेक्षित नहीं है।
# 7) जब आवश्यक न हो तो not सभी का जवाब दें ’का उपयोग न करें।
# 8) कई प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए ईमेल से बचने के लिए 'सभी को जवाब दिया जाए', सभी ईमेल पतों पर बीसीसी।
# 9) संवेदनशील हो। जब आप किसी व्यक्ति या उत्पाद के बारे में महत्वपूर्ण या नकारात्मक प्रतिक्रिया दे रहे हों, तो उस व्यक्ति से सीधे बात करके या केवल एक व्यक्ति को ईमेल भेजकर उसे करने का प्रयास करें।
पठन पाठन = >> ईमेल विषय रेखा परीक्षक उपकरण
ऊप्स मोमेंट्स ’से बचने के लिए कुछ और टिप्स
# 1) एक बार जब आपने ईमेल की रचना कर ली है, तो ईमेल पते को अंत में, CC या BCC फ़ील्ड में जोड़ें और आपके द्वारा लिखी गई सामग्री से संतुष्ट हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि कभी-कभी, आप गलती से 'भेजने' को तैयार हो सकते हैं, इससे पहले कि आप तैयार हों और एक अपूर्ण या गलत ईमेल का प्रेषक हो।
#दो) जब ऐसा होता है कि आपने गलती से एक आधा पूरा (या आधा अधूरा, आपके दार्शनिक तुला के आधार पर) ईमेल भेजा था, तो संशोधन करने के लिए एक रिकॉल विकल्प उपलब्ध है।
# 3) यदि आप आधिकारिक ईमेल लिखने में नए हैं- तो उसे भेजने से पहले एक सहकर्मी से इसे पढ़ने की कोशिश करें और उसकी राय लें।
# 4) जब तक आप इसका मतलब नहीं जानते तब तक बोलचाल की अभिव्यक्ति या मुहावरे का प्रयोग न करें। आप यह कहते हुए समाप्त हो सकते हैं कि एक बार कुछ शर्मनाक और एक ईमेल भेजा गया, पत्थर में बहुत अधिक सेट है।
मुझे वास्तव में उम्मीद है कि इससे आपको बेहतर ईमेल लिखने में मदद मिलेगी। अपने अनुभव हमारे साथ साझा करें।
क्या आपके पास कोई और सुझाव है? कृपया अपनी प्रतिक्रिया दें और नीचे टिप्पणी करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें।
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