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कार्यकारी सहायक कौशल, वेतन, जिम्मेदारियां और अधिक

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भूमिका और जिम्मेदारियों के बारे में जानें, एक सफल कार्यकारी सहायक बनने के लिए आवश्यक वेतन और आवश्यक कौशल:

पिछले वर्षों में कार्यकारी सहायकों की भूमिका विकसित हुई है। केवल फोन कॉल और ग्रीटिंग ऑफिस के मेहमानों को जवाब देने से, वे आज एक रणनीतिक भागीदार, समस्या हल करने वाले और भरोसेमंद विश्वासपात्र बन गए हैं। वे पहले की तुलना में अब अधिक मूल्य के हैं। उनका कार्य एक सहयोगी की तुलना में अधिक रणनीतिक होने के लिए रूपांतरित हुआ है।

अधिकारी आज केवल व्यवस्थापक सहायता की तुलना में बहुत अधिक के लिए अपने सहायकों पर बहुत अधिक भरोसा करते हैं। वे अपनी तकनीकी विशेषज्ञता, रणनीतिक परामर्शदाता और गंभीर रूप से स्थितियों का विश्लेषण करने के लिए अपने ईएएस पर निर्भर करते हैं। उनकी भूमिका कई प्रकार की चीजों और विविध मुद्दों जैसे आंतरिक संचार, प्रबंध परियोजनाओं, आयोजनों की घटनाओं आदि में दबंगई तक फैली हुई है।

कार्यकारी सहायक कौशल

आप क्या सीखेंगे:

कार्यकारी सहायक भूमिकाएँ और जिम्मेदारियाँ

उनके काम को शक्ति की भूमिका के रूप में वर्णित किया गया है। इसलिए, यह अपरिहार्य है कि कार्यकारी सहायकों के पास हर चीज के माध्यम से काम करने के लिए कुछ विशेष कौशल होने चाहिए। यदि आप एक होने की योजना बना रहे हैं, तो यहां आपके पास आवश्यक बुनियादी और आवश्यक कौशल की एक सूची है। लेकिन इससे पहले, आपको पता होना चाहिए कि एक कार्यकारी सहायक की जिम्मेदारियां क्या हैं।

एक कार्यकारी सहायक की जिम्मेदारियां

जिम्मेदारियों

(छवि स्रोत )

हालाँकि पिछले वर्षों में एक कार्यकारी सहायक की भूमिका और ज़िम्मेदारियाँ बहुत बढ़ गई हैं, लेकिन कुछ बुनियादी चीजें समान बनी हुई हैं।

जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

  • वित्तीय रिपोर्ट, चालान, मेमो, पत्र, रिपोर्ट, आदि जैसे दस्तावेज तैयार करना।
  • आवश्यकतानुसार कॉल का ध्यान रखना, जैसे उन्हें उत्तर देना, उन्हें रूट करना या मैसेज पास करना।
  • बेसिक बुक-कीपिंग का ध्यान रखना।
  • कंपनी के रिकॉर्ड, रिपोर्ट और दस्तावेजों को इकट्ठा और दर्ज करें।
  • डेटा पर शोध और संचालन के बाद समीक्षा और प्रस्तुति के लिए दस्तावेज तैयार करना।
  • मीटिंग की तैयारी के लिए अधिकारियों की मदद करें।
  • सही ढंग से बैठक के मिनट रिकॉर्डिंग।
  • नियुक्तियों को ठीक करना।
  • विभिन्न कार्यों के लिए कंप्यूटर का उपयोग करना।
  • यात्रा की व्यवस्था बनाना।
  • डेटाबेस का प्रबंधन, आपूर्ति का आदेश देना और समान कार्यालय कर्तव्यों का पालन करना।
  • फैक्स, ईमेल, पत्र इत्यादि जैसे संचार को जाँचना, छाँटना और वितरित करना।

कार्यकारी सहायक वेतन

वेतन

(छवि स्रोत )

कार्यकारी सहायक नौकरियों को बाजार में सबसे अधिक भुगतान करने वाली नौकरियों की सूची में दूसरे स्थान पर रखा गया है और इसके लिए किसी विशिष्ट डिग्री या शिक्षा के स्तर की आवश्यकता नहीं है। ईए का वेतन विभिन्न उद्योगों में भिन्न होता है। वे $ 70,000 से अधिक $ 55,000 के बीच कमा सकते हैं।

कार्यकारी सहायक कौशल सूची

कार्यकारी सहायक बनना एक मांगलिक कार्य है। इसलिए, यदि आप इस नौकरी पर नरक-तुला हैं, तो कुछ बुनियादी कौशल हैं जो आपके पास होने चाहिए।

इन कौशल को नीचे विस्तार से समझाया गया है:

# 1) वार्ता के लिए एक चित्र

एक कार्यकारी सहायक एक प्रवक्ता की तरह होता है और उनके शब्दों को उनके बॉस का माना जाता है। इसलिए, उचित फोन शिष्टाचार और पॉलिश भाषा के साथ एक विशेषज्ञ स्तर के महान संचार कौशल बहुत जरूरी हैं। आपको प्रेरक होना चाहिए और सब कुछ सही और स्पष्ट रूप से मेज पर रखने में सक्षम होना चाहिए।

अक्सर सहायकों को अपने मालिकों की ओर से आंतरिक संचार की वास्तविक भूमिकाओं को निभाने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, अधिकारी आपके विचारों को देखना चाहते हैं या किसी महत्वपूर्ण बात पर अपनी राय प्राप्त करना चाहते हैं। इसलिए, उन्हें ईमानदारी से अपनी बात रखने में सक्षम होना चाहिए।

# 2) आयोजन और प्राथमिकता देने के लिए प्रभावोत्पादक कौशल

कार्यकारी सहायकों के लिए यह एक नितांत आवश्यक है क्योंकि उनकी एक तेज़-तर्रार और लगातार बदलती भूमिका है। इसलिए, वे किसी भी समय असंगठित होने का जोखिम नहीं उठा सकते हैं। एक अच्छे कार्यकारी को त्रुटिहीन रूप से संगठित होना चाहिए।

उन्हें फ़ोकस के अनुसार कार्यों को प्राथमिकता देना होगा और उन्हें एक-एक करके पूरा करना होगा। वे कार्यों को प्राथमिकता देने में अपने बॉस की मदद करते हैं और इसलिए, उन्हें पहले भी ऐसा करना होगा। इस प्रकार, यह उन्हें अपने बॉस को व्याकुलता को कम करने और केवल सबसे अधिक दबाव वाले मुद्दों और गतिविधियों पर ध्यान केंद्रित करने में मदद करने में सक्षम बनाता है जो उच्चतम लाभ उठाने वाले हैं।

यह निर्णय लेने के लिए ध्वनि निर्णय की आवश्यकता है कि आपको क्या ध्यान देना चाहिए और क्या आप अभी बंद कर सकते हैं। कार्य को प्राथमिकता देने के लिए सहायक को अपने बॉस के साथ सहयोग करना चाहिए। अपने बड़े चित्र लक्ष्यों को प्राथमिकता देने के लिए अच्छा होना चाहिए क्योंकि स्पष्ट उद्देश्यों के बिना आप ऐसा नहीं कर सकते।

# 3) मल्टी-टास्किंग

बहु कार्यण

(छवि स्रोत )

खैर, मल्टीटास्किंग एक मिथक है क्योंकि हमारा मस्तिष्क एक समय में केवल एक ही जटिल काम को संभाल सकता है। लेकिन एक कार्यकारी सहायक की भूमिका में मल्टीटास्किंग की कुछ डिग्री आवश्यक है। अब, आप दो सरल कार्यों को मिलाकर ऐसा कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, आप कॉल पर हैं और उस व्यक्ति ने आपके कॉल को होल्ड पर रखा है। कुछ ईमेल का जवाब देने या यात्रा के लिए बुकिंग करने के लिए उस समय को लें। आपको अपने काम को प्राथमिकता देनी चाहिए और उन्हें एक-एक करके पूरा करना होगा। लेकिन कुछ नासमझ कार्यों को मिलाने से आपका काफी समय बच जाएगा।

# 4) प्रौद्योगिकी में कुशल

कार्यकारी सहायकों को प्रौद्योगिकी के कौशल में निपुण होना चाहिए क्योंकि उन्हें कंपनी की रिपोर्ट बनाने, डेटा प्रविष्टि करने, कैलेंडर का प्रबंधन करने आदि की आवश्यकता होती है, इसलिए, आपको एमएस ऑफिस टूल्स, इंटरनेट आदि से परिचित होना चाहिए, उन्हें भी अक्सर काम करने की आवश्यकता होती है। कस्टमर रिलेशनशिप मैनेजमेंट सिस्टम, वर्चुअल हेल्प डेस्क और कस्टमर सर्विस प्लेटफॉर्म के साथ।

और इसीलिए कार्यकारी सहायक को ऑपरेटिंग सिस्टम, सॉफ्टवेयर, ब्राउजर आदि का गहन ज्ञान होना चाहिए।

# 5) विवरण के लिए एक आँख

साथी और ग्राहक संचार संवेदनशील होते हैं, इसलिए उन्हें संभालते समय, विस्तार-उन्मुख होना आवश्यक है। यह उन्हें टाइपिंग गलतियों और व्याकरण संबंधी त्रुटियों से बचने में मदद करता है। विवरण के लिए एक आंख होने से यह सुनिश्चित करने के साथ-साथ अन्य कार्यों में भी मदद मिलती है कि आप भरोसेमंद और सटीक कार्य इनपुट देते हैं।

गलतियाँ न केवल आपकी प्रतिष्ठा को कम करेंगी बल्कि आपके बॉस को आपकी विश्वसनीयता पर सवाल भी खड़ा करेंगी।

# 6) निर्णायक और त्वरित

कार्यकारी सहायक बनना हर समय तेज गति से चलने जैसा है। उनके पास धीमे या अस्पष्ट होने का कोई समय नहीं है। आपको स्थिति का आकलन करने, आवश्यक बुद्धि एकत्र करने, उस मामले में प्रश्न पूछने और फिर तेजी से कार्य करने में सक्षम होना चाहिए।

आपके पास हमेशा सभी आवश्यक जानकारी नहीं हो सकती है, लेकिन आपको हमेशा आत्मविश्वास और जल्दी से कार्य करना होगा। आपको अधिक स्पष्टता या इससे भी बदतर, यहां तक ​​कि कभी-कभी अनुमति के लिए इंतजार करने की विलासिता नहीं मिलेगी।

एक उत्कृष्ट कार्यकारी सहायक के कौशल

कार्यकारी सहायक हैं और फिर बकाया कार्यकारी सहायक हैं। बकाया वे हैं जो ऊपर उल्लिखित के अलावा कुछ अन्य कौशल रखते हैं।

# 1) संसाधन

कार्यकारी सहायकों को अक्सर असंभव कार्यों को दूर करने के लिए कहा जाता है। और आप शिकायत नहीं कर सकते क्योंकि यह नौकरी का एक हिस्सा है, क्षेत्र के साथ आता है। आपके पास कनेक्शन होना चाहिए, जिन लोगों से आप एहसान भुना सकते हैं। आपको विभिन्न चीजों के लिए सभी सही स्थानों के बारे में पता होना चाहिए, कि किससे संपर्क करना है, कैसे बातचीत करनी है और कहां देखना है। यही कारण है कि आप आवेगों को खींचने में सक्षम होंगे।

# 2) शांत रहें

दबाव में शांत

(छवि स्रोत )

कार्यकारी अधिकारियों के पास अक्सर उच्च दबाव वाली नौकरियां होती हैं और उनमें से ज्यादातर की मांग भी होती है। उस दबाव और मांगों को सहायकों तक पहुंचा दिया जाता है। कई दिन फायर ड्रिल की तरह होंगे। इसलिए आप खुद को शांत रखें। यही एकमात्र तरीका है कि आप समय सीमा को पूरा करने और कार्यों को पूरा करने में सक्षम होंगे।

# 3) बड़ी तस्वीर पर विचार करें

कार्यकारी सहायक कर्मचारियों के सभी स्तरों और कई विभागों के साथ काम करते हैं। अपने बॉस की ओर से कुशलतापूर्वक चीजों को संभालने के लिए, आपको व्यवसाय की अच्छी समझ होनी चाहिए। यदि आप कुछ समझने में सक्षम नहीं हैं, तो किसी ऐसे व्यक्ति के साथ लंच डेट की व्यवस्था करें जो उनसे बात करता है।

आप हर विभाग के किसी व्यक्ति के साथ भी ऐसा कर सकते हैं। यह आपको इस बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने में मदद करेगा कि टीम कंपनी के बड़े मिशन में कैसे महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है। यह नेटवर्किंग के सबसे अच्छे तरीकों में से एक है। आपके पास हर चीज का कुछ मूलभूत ज्ञान होना चाहिए ताकि आप अपने वरिष्ठों और बॉस को महत्वपूर्ण जानकारी दे सकें।

# 4) कठोर विवेक

कार्यकारी अधिकारी संवेदनशील जानकारी के साथ लगातार व्यवहार करते हैं और इसका मतलब है कि सहायकों की उन तक भी पहुँच है। सभी विशेषाधिकार प्राप्त जानकारी को नाजुक तरीके से निपटाया जाना चाहिए।

एक कार्यकारी सहायक की सफलता विश्वास पर आधारित है। संवेदनशील जानकारी के साथ लापरवाह रहने से न केवल वह विश्वास टूट सकता है, बल्कि आपकी नौकरी भी खर्च कर सकता है। और अगर, आपने गलती से एक पर्ची बनाई है, तो उसके मालिक हैं। अपने बॉस को किसी और से पहले बताएं और इसके लिए एक उपाय करें।

# 5) प्रत्याशा

पूर्वानुमान

(छवि स्रोत )

कार्यकारी सहायक तब फलते-फूलते हैं जब वे संभावित घटनाओं का पूर्वाभास कर सकते हैं और समस्याओं को दूर करने से पहले ही पूर्ण मुद्दों की ओर मुड़ जाते हैं। उन्हें स्थितिजन्य और व्यक्तिगत रूप से भी अनुमान लगाने में सक्षम होना चाहिए।

परिस्थितिजन्य प्रत्याशा तब होती है जब आप किसी समस्या की संभावनाओं का अनुमान लगाते हैं और उन्हें होने से रोकने के लिए लगातार कार्य करते हैं। व्यक्तिगत प्रत्याशा अपने मालिक की मूर्खताओं और वरीयताओं को जानना है। दोनों परिदृश्यों में, आपको इसे शुरुआती चरण में रोकने में सक्षम होना चाहिए जो आपको रास्ते में अनगिनत सिरदर्द से बचाएगा।

# 6) लचीलापन

एक कार्यकारी सहायक का काम व्यापक और अलग है। इसका मतलब है कि आपको एक क्षण में 360 डिग्री घूमना होगा। उंगलियों और सहायकों के स्नैप पर चीजें बदल जाती हैं और तदनुसार समायोजित करना पड़ता है।

उन्हें बदलने में सक्षम होना चाहिए कि वे जल्दी से क्या कर रहे हैं। उदाहरण के लिए, आप कुछ करने की पुरजोर कोशिश कर सकते हैं, ठीक है, तब आपका बॉस टहलता है और मांग करता है कि आप कुछ और काम तुरंत खत्म करें। नई सौंपी गई नौकरी को पूरा करने के लिए आपको हाथ पर काम करने में सक्षम होना चाहिए। लेकिन तब आप भी वही कर पा रहे होंगे जो आप कर रहे थे।

क्या एक कार्यकारी सहायक एक रॉकस्टार बनाता है?

एक कार्यकारी सहायक होना आसान नहीं है, लेकिन रॉकस्टार सहायक होने के नाते बहुत अधिक है। जब आप इतने अच्छे होते हैं, तो आपका बॉस आपके लिए बहुत सी चीजों पर निर्भर करता है। उस स्थिति में, आप वापस नहीं गिर सकते हैं या धीमा नहीं हो सकते हैं। आपको एक कदम आगे रहने और एक रॉकस्टार सहायक होने की आवश्यकता है।

(१) सक्रिय रहें

सक्रिय

(छवि स्रोत )

रॉकस्टार असिस्टेंट बनने के लिए आपका खुद का दिमाग होना जरूरी है। आपको हमेशा यह बताने के लिए अपने बॉस पर निर्भर नहीं रहना चाहिए कि क्या किया जाना चाहिए। कार्यकारी के एक दिन में बहुत सी चीजें गलत हो सकती हैं और इसीलिए प्रत्याशा महत्वपूर्ण है।

हालांकि, समस्याओं के लिए सही दृष्टिकोण होना भी उतना ही महत्वपूर्ण है। हमेशा एक समाधान के साथ तैयार होने की कोशिश करें इससे पहले कि आप से पूछा जाए और साथ ही विकल्प तैयार करने का प्रयास करें।

# 2) एक मोटी त्वचा है

कार्यकारी सहायक हर दिन विभिन्न प्रकार के लोगों से मिलते हैं और हर कोई उनके लिए अच्छा काम नहीं करता है। कुछ लोगों का दिन खराब हो सकता है या कुछ लोग स्वभाव से स्वाभाविक रूप से क्रोधी होते हैं। ऐसे लोगों से निपटने के लिए, आपको व्यक्तिगत रूप से कुछ भी नहीं सीखना चाहिए। अक्सर उन्हें बाहर निकलने के लिए किसी की जरूरत होती है। आपको इस तरह की आलोचना करने की अनुमति नहीं देनी चाहिए।

अन्यथा, आप हमेशा थका हुआ, निर्वासित और चिढ़ जाएंगे। आप अपनी नौकरी में भी पिछड़ जाएंगे। इसलिए, यदि आप ऐसे लोगों से मिलते हैं, तो टहलने या कॉफी के लिए जाएं, ध्यान करें, या कुछ भी जो आपकी मदद करता है।

# 3) अतिरिक्त मील जाने के लिए तैयार रहें

एक अच्छे सहायक को हमेशा सीखने के लिए तैयार रहना चाहिए। यही एकमात्र तरीका है कि वे नए सॉफ्टवेयर, प्रक्रियाओं और प्रौद्योगिकी से आगे रह सकते हैं। तो, आपको एक स्वतंत्र विचारक होना चाहिए जो आपको मार्गदर्शन करने के लिए हमेशा किसी की आवश्यकता न हो।

कभी-कभी नौकरी भारी हो सकती है, इन समयों में, शांत रहें, प्राथमिकता दें, फिर कार्य को सौंपें और लगातार पालन करें। आपको मुद्दों को हल करने, संकट को हल करने और प्रतिबद्धताओं को बनाए रखने में अथक प्रयास करना चाहिए। कुछ शब्दों में, आपको तैयार, विश्वसनीय, स्मार्ट और आत्मविश्वासी होना चाहिए। यही एकमात्र तरीका है कि आप संगठन के लिए एक संपत्ति होंगे।

# 4) विशेष परियोजनाओं के लिए स्वयंसेवक

यदि कोई विशेष परियोजना चल रही है और कार्यपालिका के पास इसे समर्पित करने के लिए पर्याप्त सिर नहीं है, तो स्वयंसेवक के लिए कदम बढ़ाएँ। अपनी पुरानी नौकरी को बनाए रखते हुए परियोजना में शामिल होना आपके लिए थोड़ा बहुत होगा, लेकिन कभी किसी नौकरी को बहुत छोटा न समझें।

4 वर्षों के अनुभवी अनुभव के लिए qtp साक्षात्कार प्रश्न और उत्तर

आमतौर पर पूछे जाने वाले प्रश्न

Q # 1) एक कार्यकारी सहायक के शीर्ष तीन कौशल क्या हैं?

उत्तर: कौशल में शामिल हैं:

  • तकनीक में निपुण होना चाहिए।
  • मौखिक और लिखित संचार में अच्छा।
  • उन्हें पता होना चाहिए कि सब कुछ कैसे व्यवस्थित करना है।

Q # 2) सहायक अधिकारियों के लिए महत्वपूर्ण क्यों हैं?

उत्तर: सहायकों ने अपने मालिकों की जरूरतों को अंतहीन रूप से पूरा किया और उनकी जरूरतों का अनुमान लगाया। वे अपने मालिकों को हर चीज के लिए जानते हैं और समय पर रखते हैं। सरल शब्दों में, सीईओ को संगठित रखना और उन्हें अच्छा दिखना सहायक का काम है।

Q # 3) सीईओ के लिए एक कार्यकारी सहायक कैसे बनें?

उत्तर: आपको कम से कम स्नातक डिग्री के साथ-साथ अच्छे संचार कौशल और भाषा पर कमांड रखना चाहिए। एक उन्नत डिग्री होने के नाते भी मदद करता है।

Q # 4) C- स्तर के कार्यकारी सहायक का क्या अर्थ है?

उत्तर: सी-सूट के रूप में भी जाना जाता है, यह एक संगठन में उच्च-रैंक पर अधिकारियों का वर्णन करने के लिए एक विशेषण है। सी प्रमुख के लिए खड़ा है। सी-स्तर के अधिकारियों या अधिकारियों को शक्तिशाली और प्रभावशाली माना जाता है।

निष्कर्ष

एक कार्यकारी सहायक के रूप में, आपको विभिन्न अनुप्रयोगों, उपकरणों और कार्यक्रमों के साथ काम करना होगा। साथ ही, आपको अपने पारस्परिक कौशल पर काम करने की आवश्यकता है क्योंकि यह उतना ही महत्वपूर्ण है। आप एक नए प्रोग्राम का उपयोग करना सीख सकते हैं जो आपको मल्टीटास्क में मदद करेगा। लेकिन सबसे अच्छा कार्यकारी सहायक होने के लिए, आपको यह अनुमान लगाने में सक्षम होना चाहिए कि आपके बॉस को आगे क्या चाहिए।

आपको हमेशा कठिन लोगों से निपटने में अच्छा होना चाहिए और साथ ही यह समझना चाहिए कि गोपनीयता कितनी महत्वपूर्ण है। ये एक महान कार्यकारी सहायक के लिए आवश्यक कौशल हैं।

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