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SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली ट्यूटोरियल

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SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली, इसके संस्करणों और सुविधाओं का गहराई से विश्लेषण:

इस लेख में, हम चर्चा करेंगे कि SharePoint क्या है, SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कैसे बनाएँ, SharePoint का उपयोग करने के पेशेवरों और विपक्षों और विभिन्न प्रकार के डाउनलोड।

किसी भी संगठन में भारी मात्रा में प्रलेखन का प्रबंधन समय और श्रम दोनों के मामले में बहुत थकाऊ हो सकता है और यह अभी भी त्रुटियों से ग्रस्त हो सकता है। हालांकि, परियोजना को सुचारू रूप से चलाने के लिए सभी दस्तावेजों को रखना महत्वपूर्ण है।

सभी संगठनों को अपने दस्तावेज सुरक्षित रूप से और सही क्रम में संग्रहीत करने के लिए एक मजबूत प्रणाली की आवश्यकता होती है। हमें SharePoint-एक Microsoft उत्पाद द्वारा प्रदान किए गए सबसे मजबूत दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों में से एक में गहरा गोता लगाने दें।

SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन

आप क्या सीखेंगे:

एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या है?

डॉक्यूमेंट मैनेजमेंट सिस्टम एक सॉफ्टवेयर है, जो दस्तावेजों के पूर्ण जीवन चक्र को नियंत्रित और ट्रैक करता है। किसी दस्तावेज़ के जीवन चक्र के विभिन्न चरण होते हैं, जो अपनी स्थापना के समय से ही निष्क्रिय हो गया है।

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दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली का उपयोग करके, एक दस्तावेज़ जो बनाया जाता है, उसी के प्रत्येक संस्करण के माध्यम से संग्रहित किया जा सकता है और उसके संशोधन, संशोधन और उपयोग के हर विवरण सहित दस्तावेज़ की प्रत्येक बदलती विशेषता को कवर किया जा सकता है।

दस्तावेज़ जीवन चक्र क्या है?

दस्तावेज़ जीवन चक्र के पाँच बुनियादी चरण हैं:

1) योजना

नियोजन चरण वह जगह है जहाँ दस्तावेज़ में क्या होना चाहिए की एक योजना को स्केच किया गया है। जिस तरह से दस्तावेज़ को संरचित करने की आवश्यकता होती है, उसके माध्यम से सोचा जाता है और दस्तावेज़ बनाने के लिए आवश्यक डेटा एकत्र किया जाता है

२) सृजन

इस स्तर पर, दस्तावेज़ का एक प्रारूप संस्करण बनाया और गिना जाता है। उदाहरण के लिए- संस्करण 1.0; जिसके दौरान लेखक समीक्षा के लिए जाने के लिए तैयार दस्तावेज़ बनाता है।

3) समीक्षा करें

इस चरण में, ड्राफ्ट संस्करण या दस्तावेज़ का पहला संस्करण एक समीक्षक को दिया जाता है। समीक्षक दस्तावेज़ की सावधानीपूर्वक समीक्षा करता है और आवश्यक किसी भी बदलाव का सुझाव देता है।

4) संशोधन

संपादन के दौरान, लेखक या कभी-कभी एक संपादक आवश्यक परिवर्तनों पर सहमत होता है और परिवर्तनों को शामिल करने के लिए दस्तावेज़ पर काम करता है।

५) स्वीकृति

यह अंतिम चरण है, जिसके दौरान दस्तावेज़ विषय विशेषज्ञ द्वारा अनुमोदन के लिए जाता है जो इसे बंद करने के लिए अधिकृत है।

दस्तावेज़ जीवन चक्र के उपरोक्त चरणों में संगठन और परियोजना की क्षमता के आधार पर अधिक चरण शामिल हो सकते हैं। किसी दस्तावेज़ के ऐसे जटिल जीवन चक्र को SharePoint जैसे शक्तिशाली उपकरण का उपयोग करके आसानी से नियंत्रित किया जा सकता है।

अगले भाग में, हम देखेंगे कि SharePoint क्या है, और इसे दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए कैसे उपयोग किया जा सकता है?

SharePoint क्या है?

SharePoint लोगो

SharePoint एक सहयोगी प्लेटफ़ॉर्म है जो संगठनों में समानांतर उपयोग और बहु-उपयोगकर्ता गतिविधियों को जटिल डेटा प्रबंधन समाधानों को सरल और संग्रहीत करने की अनुमति देता है।

Microsoft द्वारा SharePoint 2003 में लॉन्च किया गया था। अपनी स्थापना के बाद से, Microsoft ने विभिन्न ग्राहकों की आवश्यकताओं के अनुरूप SharePoint उत्पादों और डाउनलोड के विभिन्न संस्करणों को विकसित किया है।

SharePoint डाउनलोड के प्रकार

1) SharePoint ऑनलाइन

यह एक क्लाउड-आधारित सेवा है जो किसी व्यवसाय को SharePoint ऑनलाइन सेवाओं की सदस्यता लेने और स्थानीय स्तर पर ऑन-प्रिमाइसेस में SharePoint स्थापित करने के बजाय क्लाउड प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करने वाले सभी हितधारकों के साथ दस्तावेज़ लेनदेन को बनाए रखने की अनुमति देता है।

2) SharePoint सर्वर

व्यावसायिक आवश्यकताओं के आधार पर, SharePoint को स्थापित किया जा सकता है और SharePoint सर्वर संस्करण का उपयोग करके ऑन-प्रिमाइसेस को तैनात किया जा सकता है।

उपरोक्त दो प्रकार के डाउनलोड के अलावा, कुछ अन्य उपलब्ध संस्करण हैं।

SharePoint फाउंडेशन , जो SharePoint का एक पुराना संस्करण है, केवल SharePoint 2013 में उपलब्ध है। यह अभी भी व्यापक रूप से उपयोग किया जाता है। इसके अलावा, वहाँ एक है SharePoint डिज़ाइनर 2013 वर्कफ़्लो-सक्षम समाधान बनाने के लिए उपयोग किया जाता है। लोकप्रिय रूप से जाना जाने वाला OneDrive, जिसका व्यवसाय OneDrive Business समन्वयन नामक संस्करण के लिए है।

इसलिए, व्यवसाय की आवश्यकता और क्षमता के आधार पर, ग्राहक अपनी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए SharePoint के संबंधित संस्करण को डाउनलोड कर सकते हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए SharePoint का उपयोग करने के पेशेवरों और विपक्ष

इस अनुभाग में, हम देखेंगे कि किसी संगठन के लिए अपने दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए SharePoint चुनना कितना फायदेमंद है।

दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए SharePoint का उपयोग करने के पेशेवरों:

1) उच्च सुरक्षा और अखंडता

Microsoft SharePoint की सुरक्षा विशेषताएं इतनी मजबूत हैं, कि उपयोगकर्ता को वर्गीकृत सूचना फ़ाइलों तक अनधिकृत पहुंच या अनुप्रयोग की विफल अखंडता के बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं होगी।

2) उपयोगकर्ता के अनुकूल

SharePoint बनाया गया है, इस उपकरण का उपयोग करने वाले सभी स्तरों के हितधारकों को ध्यान में रखते हुए, और इसलिए इसे इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि सभी उपयोगकर्ताओं के लिए उपयोग करना आसान हो।

3) समग्रता के साथ प्रशासन

sdlc में कार्यान्वयन चरण क्या है

SharePoint केंद्रीय प्रशासन के लिए एक कंसोल की सुविधा देता है, जिसके उपयोग से प्रशासन को अपनी सुविधाओं, सेटिंग्स और कॉन्फ़िगरेशन को पूर्ण नियंत्रण के साथ एक्सेस करने की सुविधा मिलेगी।

4) अनुकूलन

SharePoint द्वारा डेवलपर्स को प्रदान किए गए अनुकूलन का स्तर बहुत विशाल है, इसका उपयोग करते हुए; उपकरण को व्यावसायिक आवश्यकताओं के अनुसार ट्विक और पूरी तरह से अनुकूलित किया जा सकता है।

5) सहयोग

यह SharePoint की सबसे महत्वपूर्ण और सबसे महत्वपूर्ण विशेषताओं में से एक है जो व्यवसाय के सभी उपयोगकर्ताओं को सहयोग और अद्यतन रहने और दस्तावेज़ जीवन चक्र के हर चरण के साथ वर्तमान में बने रहने में मदद करती है। SharePoint का नवीनतम संस्करण वास्तविक समय में जानकारी की स्ट्रीमिंग भी प्रदान करता है।

कोई भी व्यवस्था कितनी भी अच्छी क्यों न हो, हमेशा कुछ विपक्ष होगा। लेकिन, उपयोगकर्ता के लिए प्राथमिकताओं और उपयोग की आवश्यकताओं को निर्धारित करना महत्वपूर्ण है ताकि विपक्ष पर मुकदमा का वजन किया जा सके।

दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए SharePoint का उपयोग करने की विपक्ष:

1) वेब आधारित

जैसा कि हम जानते हैं, SharePoint तक पहुँचने के लिए इंटरनेट की आवश्यकता होती है, जिसे एक ठोस नेटवर्क की आवश्यकता होती है, और यहां तक ​​कि एक ठोस नेटवर्क कनेक्शन कभी-कभी विफल होने का खतरा होता है। ऐसे समय में, SharePoint का उपयोग करना इंटरनेट पर निर्भरता के कारण असंभव हो जाता है।

2) कई कार्यों का पैकेज

हम जानते हैं कि SharePoint में केवल भंडारण के दस्तावेजों की तुलना में अधिक संभावनाएं हैं, जैसे कि स्वचालित वर्कफ़्लोज़ इत्यादि, इसलिए एक छोटे व्यवसाय के लिए जिसे दस्तावेज़ों के ऑनलाइन संग्रहण के लिए एक उपकरण की आवश्यकता होती है, बाज़ार में अन्य उपयुक्त उपकरण हैं।

3) सदस्यता

SharePoint तक पहुंचने वाले प्रत्येक नए कर्मचारी को हर महीने अपनी सदस्यता के लिए भुगतान की आवश्यकता होती है, जो कम आवश्यकताओं और कम बजट वाले संगठनों के लिए महंगा हो सकता है।

SharePoint में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाने के लिए पूर्व-आवश्यकताएँ

इससे पहले कि हम SharePoint में डेटा प्रबंधन के नेविगेशनल पहलुओं को बनाएं और गोता लगाएँ, यहाँ हम उन आवश्यकताओं को देखते हैं, जिनकी आवश्यकता है:

1) निश्चित करो दस्तावेजों के प्रकार यह सिस्टम में जाएगा:

सिस्टम में जाने वाले दस्तावेज़ के प्रकार के आधार पर, उपयोगकर्ता सेट अप करने में सक्षम होंगे टेम्पलेट प्रत्येक प्रकार के दस्तावेज़ के लिए, ताकि यह उपयोग के लिए तैयार हो।

2) सूची से बाहर जानकारी की तरह जिसे प्रत्येक दस्तावेज़ के लिए एकत्र किया जाना चाहिए:

अपलोड किए गए दस्तावेज़ के लिए मेटाडेटा का होना सबसे महत्वपूर्ण है, इस प्रकार, मेटाडेटा के लिए भरे जाने वाले फ़ील्ड को सूचीबद्ध करना और सेट करना आवश्यक है, इसलिए सभी उपयोगकर्ताओं को अपलोड किए गए दस्तावेज़ों के बारे में सभी आवश्यक जानकारी है। इसके आधार पर भी कोई निर्णय ले सकता है स्थान या रास्ता , जहां दस्तावेज़ सिस्टम में रखा गया है

3) के साथ काम मेटाडाटा :

फ़ोल्डरों और सबफ़ोल्डर्स के पारंपरिक सेटअप के विपरीत जो असीम मेमोरी पर कब्जा कर लेते हैं और फिर भी सब कुछ व्यवस्थित नहीं रखते हैं, जिस तरह से यह अपेक्षित है, SharePoint में हम मेटाडाटा का उपयोग इसे और अधिक व्यवस्थित और अधिक सुलभ बनाने के लिए करते हैं।

इसलिए, यहां बताया गया है कि हम मेटाडेटा के अनुसार SharePoint प्रणाली को कैसे सेट करते हैं- अपलोड किए गए प्रत्येक दस्तावेज़ को उपयुक्त और पूर्व-निर्धारित मेटाडेटा के साथ टैग किया जाना चाहिए। इसके साथ, खोजशब्दों के साथ खोज करना सबसे उपयुक्त / सटीक परिणाम देता है।

4) सामग्री प्रकार:

दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली में सामग्री प्रकारों को व्यवस्थित करना भी महत्वपूर्ण है। एक सामग्री प्रकार वस्तुतः सामग्री के प्रकार के अलावा कुछ भी नहीं है। आपके पास मौजूद सामग्री के प्रकार के आधार पर आप दस्तावेजों को वर्गीकृत कर सकते हैं।

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उदाहरण के लिए: यदि शब्द दस्तावेज़ों की दस गणनाएँ हैं जो HLDs हैं, तो परीक्षण मामलों की पाँच एक्सेल शीट, और परीक्षण योजनाओं के दो दस्तावेज़ों की दो प्रकार की सामग्री के प्रकार के आधार पर, उन्हें वर्गीकृत किया जा सकता है। अधिक SharePoint विशिष्ट शब्दों में, सामग्री प्रकार में मेटाडेटा प्रकार होते हैं, जिनके आधार पर सामग्री को वर्गीकृत किया जाता है।

विभिन्न प्रकार और परिदृश्यों के लिए सामग्री प्रकार का पुन: उपयोग किया जा सकता है। SharePoint सेटिंग्स में, नई सामग्री प्रकार बनाने के लिए और भविष्य के उपयोग के लिए अधिक खोज योग्य समूह में सामग्री प्रकार को शामिल करने के लिए भी बहुत सारे विकल्प हैं।

5) नियंत्रण पहुँच :

उपरोक्त बिंदुओं के आधार पर, अभिगम नियंत्रण केवल चयनित उपयोगकर्ताओं को ही अपने दस्तावेज़ सुरक्षित और सुलभ रखने की अनुमति देने के लिए, दिया जा सकता है।

इसके अलावा, भूमिकाएं तय करना दस्तावेज़ पर नियंत्रण के अलग-अलग डिग्री (बनाने, समीक्षा करने, हटाने और दस्तावेज़ को मंजूरी देने आदि) के साथ विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए संभव है।

6) SharePoint 2013 भी शामिल है नीतियों दस्तावेजों के लिए यह सुनिश्चित करने के लिए कि यह कॉर्पोरेट दिशानिर्देशों और कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करता है।

SharePoint में एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाना

SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली

(छवि स्रोत )

यह अनुभाग बताता है कि कैसे फ़ाइलों को SharePoint सिस्टम में अपलोड किया जाता है और फ़ाइलों का उपयोग करने की संभावनाएं।

1) SharePoint के साथ इंटरफ़ेस का उपयोग करने के लिए आसान है , फ़ाइल को केवल 'अपलोड' की कार्यक्षमता या अपलोड बटन का उपयोग करके अपलोड किया जा सकता है। ठीक उसी तरह जिस तरह से आप ईमेल में इसे संलग्न करने के लिए फ़ाइल का चयन करते हैं।

2) दस्तावेज़ अपलोड करने के बाद, बहुत सारा प्रविष्टियाँ परियोजना के आधार पर भरी जा सकती हैं । उदाहरण के लिए, यदि यह कई मॉड्यूल के साथ एक परियोजना है, तो आपके पास फ़ील्ड को विवरण से भरा जा सकता है ताकि यह पता लगाया जा सके कि फ़ाइल किस मॉड्यूल से संबंधित है।

3) सभी विवरण भरने के बाद, आप फ़ाइल को सहेज सकते हैं, और फ़ाइल को कुछ के साथ सिस्टम में अपलोड किया गया है ऑटो-आबादी मेटाडेटा जैसे, फ़ाइल किसने बनाई, कब फ़ाइल बनाई गई, संस्करण संख्या, आदि और कुछ डेटा में भरे गए जैसे मॉड्यूल विवरण, आदि।

4) जब भी कोई दस्तावेज़ संशोधित किया जाता है, तो संस्करण अपने इतिहास में सूचीबद्ध होता है और उपयोगकर्ता इसे देख सकते हैं दस्तावेज़ का संस्करण इतिहास - या तो इसे देखने के लिए या किसी विशेष पिछले संस्करण में फ़ाइल को पुनर्स्थापित करने के लिए।

5) दस्तावेज़ को SharePoint पर अपलोड किए जाने के बाद, हमेशा हर फ़ाइल के लिए एक लिंक बनाया जाता है। इस लिंक साझा किया जा सकता है दो उद्देश्यों के लिए - इसे देखने या संपादित करने के लिए।

6) यदि आपके पास Office 365 है, तो आप भी कर सकते हैं SharePoint में किसी भी दस्तावेज़ के लिए खोज स्थानीय मशीन में खोज की कार्यक्षमता के साथ।

7) दस्तावेज़ बनाए, संशोधित किए जा सकते हैं और हटाए जा सकते हैं उपयुक्त अनुमतियों के साथ, किसी भी समय बदलती व्यावसायिक आवश्यकताओं या आवश्यकताओं के आधार पर।

SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की सुविधाएँ

जब एक दस्तावेज़ फ़ाइल को निरंतर सुधार और परिवर्तन वाले प्रोजेक्ट के लिए बनाया जाता है, तो संबंधित दस्तावेज़ का संशोधन भी एक सतत प्रक्रिया बन जाता है। एक दशक पहले, अत्याधुनिक तकनीक के उपयोग के साथ, जबकि कई उपयोगकर्ता साझा किए गए फ़ोल्डर और ड्राइव तक पहुंच सकते थे, केवल एक व्यक्ति- व्यवस्थापक, के पास साझा ड्राइव में फ़ाइलों में कोई भी बदलाव करने के अधिकार होंगे, जो अपर्याप्त होगा। ।

आज, SharePoint के उपयोग के साथ, हमारे पास कई दिलचस्प विशेषताएं हैं जो अपने सभी ग्राहकों को समान भूमिका देती हैं, अपनी भूमिकाओं की मांगों को पूरा करने के लिए, अपने स्वयं के कार्य या दस्तावेज़ पर किसी अन्य व्यक्ति द्वारा किए जा रहे काम को पूरा किए बिना।

यहाँ कुछ विशेषताएं हैं जो SharePoint को दिलचस्प बनाती हैं:

1) संस्करण

SharePoint प्रत्येक उपयोगकर्ता को एक ही दस्तावेज़ फ़ाइल में परिवर्तन पढ़ने या बनाने की अनुमति देता है, और दस्तावेज़ के हर संस्करण को एक विशिष्ट संस्करण संख्या देता है, उपयोगकर्ता टिप्पणियों के साथ, यह बताते हुए कि इस स्तर पर या दस्तावेज़ के इस संस्करण में क्या बदलाव किए गए हैं।

2) फाइल को लॉक करना

फ़ाइल को संशोधित करने के लिए फ़ाइल का उपयोग करने वाला व्यक्ति चेक-आउट सुविधा का उपयोग करके फ़ाइल को लॉक कर देता है ताकि फ़ाइल का सही संस्करण बनाए रखने में कोई विरोध न हो और किए गए प्रत्येक परिवर्तन को क्रम में सही ढंग से रिकॉर्ड किया गया हो।

जब व्यक्ति फ़ाइल के साथ काम करना समाप्त कर लेता है, तो वह फ़ाइल को अनलॉक करने के लिए चेक-इन सुविधा का उपयोग करता है, जिससे दूसरे उपयोगकर्ता को नियंत्रण में रखने की अनुमति मिलती है।

उदाहरण के लिए, यदि उपयोगकर्ता ए को फ़ाइल एक्स में डेटा को संशोधित करना है, और उपयोगकर्ता बी में भी उसी फ़ाइल को संशोधित करने का कार्य है। उपयोगकर्ता A समय पर SharePoint पर फ़ाइल X को एक्सेस करता है। 00:01 और उपयोगकर्ता B इसे समय 00:03 पर एक्सेस करता है, तब उपयोगकर्ता A इसे एक्सेस करता है, फ़ाइल को संशोधित करने के लिए एक चेक-आउट करता है ताकि उपयोगकर्ता B इसे एक ही समय में संशोधित न कर सके। समय। एक बार हो जाने के बाद, उपयोगकर्ता A चेक-इन करता है। उपयोगकर्ता ए द्वारा चेक-इन के बाद, उपयोगकर्ता बी को सूचित किया जाता है, इसलिए वह अब इसे एक्सेस कर सकता है, चेक-आउट कर सकता है और अपना संशोधन कर सकता है और फिर एक बार चेक-इन कर सकता है।

३) मेटाडेटा

SharePoint किसी फ़ाइल की वर्तमान स्थिति पर विस्तृत जानकारी प्रदान करता है जैसे- फ़ाइल को कब संशोधित किया गया था, फ़ाइल को किसने संशोधित किया है, यदि नवीनतम संशोधन को अनुमोदित किया गया है या नहीं, दस्तावेज़ का लिंक, आदि। दस्तावेज़ की ऐसी विस्तृत स्थिति से हर मदद मिलती है। व्यावसायिक हितधारक, जिनके पास फ़ाइल तक पहुंच है, वर्तमान स्थिति में पूरी जानकारी प्राप्त करते हैं।

निष्कर्ष

SharePoint दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली फ़ाइलों का एक समर्थित भंडार है, चाहे क्लाउड-आधारित या सर्वर-आधारित प्लेटफ़ॉर्म, इसका उपयोग करना आसान है और इसमें अंतर्निहित सुरक्षा विशेषताएं हैं।

हालाँकि बाजार में कई ऐसे उपकरण हो सकते हैं, जो कम खर्चीले और उपयोग में आसान हो सकते हैं, Microsoft के SharePoint में एक मजबूत दस्तावेज़ प्रणाली के लिए उत्कृष्ट सुविधाएँ हैं।

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