6 step guide handle client calls effectively
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आखिरी चीज जो हम किसी भी दिन ज्यादातर परियोजनाओं और कंपनियों में करते हैं, ग्राहक कॉल के माध्यम से बना रहे हैं।
क्लाइंट कॉल्स एक अभिन्न और महत्वपूर्ण हिस्सा है कि कैसे काम को समन्वित किया जाता है और संचार चैनलों को आईटी टीमों में खुला रखा जाता है।
जब वे कम होते हैं और कार्य ट्रैक पर होते हैं और ग्राहक की अपेक्षाओं को पूरा किया जाता है, तो ग्राहक कॉल मजेदार होती है। जब ऐसा नहीं होता है, तो क्लाइंट कॉल से बहुत चिंता, नाराज़गी, निराशा और तोड़फोड़ हो सकती है।
इस संदर्भ में हम अपनी सहायता के लिए क्या कर सकते हैं?
अच्छा संचार कौशल , भाषा और उच्चारण विशेषज्ञता, सकारात्मक दृष्टिकोण जहां हम कारण होने पर दोष लेते हैं, ग्राहक के साथ व्यक्तिगत स्तर पर उलझते हुए कहते हैं कि expertise हां-कुछ चीजें हैं जो मदद कर सकती हैं, लेकिन दुर्भाग्य से, यह पर्याप्त नहीं है।
फिर हमें और क्या चाहिए?
यह वही है जहाँ यह लेख काम आता है। यह कई चरणों को रेखांकित करने का हमारा प्रयास है जहां क्यूए प्रोजेक्ट में क्लाइंट इंटरैक्शन होता है और हर एक में कुछ टिप्स जो मदद कर सकते हैं।
यह भी पढ़ें => एक दूसरे के साथ संवाद करना डेवलपर या डेवलपर के लिए कितना महत्वपूर्ण है?
आप क्या सीखेंगे:
- # 1) आवश्यकता विश्लेषण के दौरान ग्राहक कॉल
- # 2) ग्राहक नियोजन के दौरान कॉल करते हैं:
- # 3) क्लाइंट ट्रेसबिलिटी मैट्रिक्स निर्माण के दौरान कॉल करता है
- # 4) ग्राहक टेस्ट स्क्रिप्टिंग के दौरान कॉल करता है
- # 5) स्क्रिप्ट निष्पादन और दोष लॉगिंग के दौरान ग्राहक कॉल
- # 6) UAT के दौरान / उत्पादन के बाद / उत्पादन में ग्राहक कॉल
- निष्कर्ष
- अनुशंसित पाठ
# 1) आवश्यकता विश्लेषण के दौरान ग्राहक कॉल
एक बार परीक्षण के लिए एक नई परियोजना के लिए सॉफ्टवेयर आवश्यकताओं के दस्तावेज सौंप दिए जाने के बाद, हम सॉफ्टवेयर के सभी निहित और स्पष्ट क्षेत्रों को समझने में पूरी तरह से सक्षम हो गए हैं। इस चरण में स्पष्टीकरण के लिए और उत्पाद की हमारी व्याख्या को बढ़ाने के लिए एक अच्छी गुणवत्ता वाले ग्राहक कॉल की आवश्यकता है।
अधिक पढ़ें => आवश्यकताओं के दस्तावेजों का परीक्षण कैसे करें
कुछ पहलुओं को ध्यान में रखना:
- तैयार: प्रश्न पोस्ट करने से पहले आवश्यकताओं को अच्छी तरह से समझें
- एक सूची बनाना: प्रश्नों को समय से पहले नोट करें और यदि आवश्यक हो तो सूची को प्राथमिकता दें। सुरक्षित होने के लिए, प्रश्नों की हार्ड कॉपी रखने का प्रयास करें क्योंकि कुछ कॉन्फ्रेंस रूम में कंप्यूटर तक पहुंच मुश्किल हो सकती है और अंतिम मिनटों में विफलताएं भी हो सकती हैं।
- आंतरिक रूप से पहले हल करें: अपनी टीम के सदस्यों या उपलब्ध देव या बीए के भीतर की जाँच करें
- सिर चढ़ा दो : यदि संभव हो, तो प्रश्नों की सूची क्लाइंट को ईमेल के माध्यम से भेजें ताकि वे भी तैयार कर सकें
- चर्चा करें: स्पष्ट, सटीक, इस बिंदु पर रहें और स्पष्ट नहीं होने पर फिर से पूछने में संकोच न करें
- रिकॉर्ड: उपलब्ध कराए गए स्पष्टीकरण लिखिए
- सुझाना: लागू होने पर आवश्यकताओं पर वृद्धि सुझाव दें
- सूचित करना: क्लाइंट को यह बताएं कि उसके बाद की क्रियाएं क्या हैं
- बंद करने के लिए का पालन करें: यह सुनिश्चित करने के लिए चर्चा के परिणाम ईमेल करें कि सभी विचार और विचार संरेखित हैं।
# 2) ग्राहक नियोजन के दौरान कॉल करते हैं:
परीक्षण योजना पर ग्राहक के आगे बढ़ने के बाद, क्यूए टीमें आमतौर पर उनका उपयोग करती हैं परीक्षण योजना टेम्पलेट सेवा मेरे एक परीक्षण योजना बनाएं ग्राहक द्वारा निर्धारित समय सीमा के भीतर और समीक्षा के लिए भेजें।
प्रतिक्रिया के लिए इस स्तर पर एक कॉल हो सकती है और ये ध्यान रखने वाली बातें हैं:
- सुनिश्चित करें कि ग्राहक के पास नवीनतम परीक्षण योजना दस्तावेज है और इसे बाहर भेजने से पहले आंतरिक रूप से समीक्षा की गई है।
- ग्राहक को समीक्षा के लिए पर्याप्त समय दें
- जब संभव हो, क्लाइंट को ईमेल के माध्यम से समीक्षा टिप्पणियां भेजने के लिए कहें
- जब ग्राहक यह व्यक्त करता है कि टिप्पणियों पर ईमेल के माध्यम से चर्चा की जा सकती है या वे दस्तावेज़ के साथ ठीक हैं, तो कृपया अगले चरण पर जाएं और ग्राहक को उस चीज़ के बारे में अपडेट रखें।
# 3) क्लाइंट ट्रेसबिलिटी मैट्रिक्स निर्माण के दौरान कॉल करता है
आगे की ट्रेसेबिलिटी के बाद की परियोजनाओं के लिए, हम सभी संभावित परिदृश्यों के साथ छोटी कार्यात्मकताओं में आवश्यकताओं को विभाजित करने के लिए आगे बढ़ते हैं और ट्रैसेबिलिटी मैट्रिक्स बनाएं परीक्षण योजना के बाद किया जाता है। यह आमतौर पर क्लाइंट द्वारा समीक्षा की जाती है ताकि वे कवरेज की जांच कर सकें और उस पर अपनी स्वीकृति प्रदान कर सकें, और हम आगे बढ़ सकें।
इस इंटरैक्शन को सरल बनाने के लिए निम्नलिखित बातों पर ध्यान दिया जाना चाहिए:
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- टेस्ट प्लान की तरह, क्लाइंट की समीक्षा के लिए भेजने से पहले मैट्रिक्स की भी अच्छी तरह से समीक्षा की जानी चाहिए।
- जब संभव हो, ईमेल के माध्यम से टिप्पणी के लिए पूछें
- जब टिप्पणियां ईमेल के माध्यम से भेजी जाती हैं, तो टीम के साथ टिप्पणियों पर चर्चा करें, इसलिए आप सीधे कॉल में प्रत्येक पर संकल्प को समझाने के लिए प्राप्त कर सकते हैं- फिर से, केवल प्राथमिकता वाले मामलों पर चर्चा करें। बाकी ईमेल का इंतजार कर सकते हैं।
- अगर स्क्रिप्टिंग शुरू की जा सकती है तो पुष्टि करें
- यदि आपके पास स्क्रिप्ट क्रिएशन चरण के बारे में कोई प्रश्न या अवरोध हैं, तो उन्हें इस कॉल में स्पष्ट करना सुनिश्चित करें।
# 4) ग्राहक टेस्ट स्क्रिप्टिंग के दौरान कॉल करता है
यह चरण पिछले वाले की तुलना में लंबा है और ग्राहक कॉल अधिक तीव्र हो सकते हैं।
ये बिंदु मदद कर सकते हैं:
- समय सीमा को पूरा करें: परीक्षण स्क्रिप्ट बनाने के लक्ष्यों को पूरा करने या उससे अधिक करने का प्रयास करें।
- अधिक कॉल के लिए तैयार करें
- आश्चर्य से बचें: क्लाइंट को प्रगति के बारे में सूचित करें और बाधाओं को शामिल करें ताकि ग्राहक कॉल के दौरान पहली बार कोई नई जानकारी न सुने
- सहकर्मी पहले समीक्षा करें और सुनिश्चित करें कि कॉल करने से पहले आरटीएम तक मैपिंग की जाए
- स्थिति ईमेल को दोबारा दोहराने से बचें क्योंकि यह पहले से ही ईमेल के माध्यम से भेजा जाता है। विवरण में तभी जाएं जब ग्राहक कुछ विशिष्ट मांगता है या जब ग्राहक इसके लिए अनुरोध करता है
- क्लाइंट और QA टीम के पास कोई सवाल नहीं है और न ही चर्चा के लिए कॉल को रद्द करें या निरस्त करें
- अगले कार्यों के लिए योजना स्पष्ट करें
- रुकावट के मामले में जो हमें आगे जाने से रोक रहा है, वैकल्पिक कार्यों के बारे में सोचें और क्लाइंट को उसी के बारे में बताएं।
# 5) स्क्रिप्ट निष्पादन और दोष लॉगिंग के दौरान ग्राहक कॉल
(बढ़े हुए दृश्य के लिए छवि पर क्लिक करें)
इस चरण के प्रभावी होने के लिए, हमें अनुमानित समय रेखाओं और उस रिपोर्ट की गुणवत्ता को पूरा करना होगा जो यह बताती है कि यह उत्कृष्ट और सही है।
अधिक पढ़ें => परीक्षण निष्पादन प्रक्रिया
- परीक्षण स्क्रिप्टिंग चरण की तरह, इस चरण में भी कॉल लंबी हो सकती हैं और जटिल मुद्दों से निपट सकती हैं- इसलिए ध्यान केंद्रित करें और धैर्य रखें।
- अग्रिम ईमेल मदद करता है
- कॉल की शुरुआत में उस दिन की स्थिति के समग्र हाइलाइट दें
- एक बार स्थिति की चर्चा पूरी हो जाने के बाद, दोष स्थिति पर जाएँ
- प्रश्नों को हल करें
- कार्यों के अगले क्रम की व्याख्या कीजिए
ध्यान दें - कभी-कभी हमारे पास कई स्क्रिप्ट विफल हो सकती हैं। और ग्राहक इस बारे में अच्छा महसूस नहीं कर सकते हैं। यद्यपि यह हमारी गलती नहीं है, परीक्षण मामलों को सामान्य (यदि संभव हो तो, अधिक) ट्रैक पर रखने और प्रगति के साथ खराब गुणवत्ता की भरपाई करने के लिए निष्पादित करें।
ये भी पढ़ें => क्यूए (या किसी भी) टीम के लिए प्रभावी ईमेल कैसे लिखें
# 6) UAT के दौरान / उत्पादन के बाद / उत्पादन में ग्राहक कॉल
- UAT के साथ मदद करने के लिए किसी भी ज्ञात समस्या और समाधान के ग्राहक को सूचित करें
- जब आपको यूएटी के दौरान पाए जाने वाले दोष के बारे में पूछा जाता है, तो उन्हें जवाब दें मूल कारण / समाधान जब संभव हो ईमेल के माध्यम से या उसी को समझाने के लिए एक छोटी कॉल का संचालन करें
- एक ज्ञात अनुरोध या RFC के माध्यम से उनसे निपटने के लिए ज्ञात मुद्दों पर की जाने वाली कार्रवाई पर सुझाव दें ( बदलने का आग्रह ) - या उन्हें एक नई परियोजना के रूप में गुंजाइश करने के लिए, आदि।
- एक बार उत्पाद लाइव होने के बाद-क्लाइंट से रखरखाव आवश्यकताओं के बारे में जांच करें
- यदि आपको आवश्यक लगता है, तो प्रदर्शन या अन्य गैर-कार्यात्मक परीक्षण की सिफारिश करें
एक अंतिम टिप है: प्रतिक्रिया के लिए पूछें। यदि आपने एक अभ्यास का पालन किया है, तो क्लाइंट से पूछें कि क्या यह सुनिश्चित करने में मददगार था कि आप उस ग्राहक को शामिल करने का निर्णय ले रहे हैं जो सबसे अच्छा काम करता है।
निष्कर्ष
क्लाइंट-टीम संचार को पूर्ण करना एक कठिन संतुलन है, लेकिन कुछ सरल चरणों के साथ हम वहां पहुंच सकते हैं और प्रगति कर सकते हैं।
उपरोक्त बिंदुओं का समय परीक्षण किया गया है और व्यावहारिक रूप से लागू किया गया है, इसलिए हम जानते हैं कि ये काम करते हैं।
कृपया हमें बताएं कि क्या आपके पास कोई अन्य टिप्स और ट्रिक्स हैं।
हमेशा की तरह, हम आपसे सुनना पसंद करेंगे। कृपया नीचे टिप्पणी करें या पोस्ट करें।
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