top 10 most common requirements elicitation techniques
यह ट्यूटोरियल उनके लाभ और कमियों के बारे में विस्तार से बताता है
Business Analyst की बहुत पहली जिम्मेदारी क्लाइंट की आवश्यकताओं को एकत्रित करना है। अब, मुख्य बिंदु जो यहां उठता है वह यह है कि आप क्लाइंट से आवश्यकताओं को कैसे इकट्ठा कर सकते हैं?
इस लेख में, हम उपरोक्त प्रश्न का उत्तर देने जा रहे हैं यानी हम आवश्यकताओं की तकनीक पर चर्चा करेंगे।
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आप क्या सीखेंगे:
आवश्यकताएँ क्या है?
यह सभी हितधारकों से जानकारी प्राप्त करने के बारे में है। दूसरे शब्दों में, एक बार व्यापार विश्लेषण ने अपनी आवश्यकताओं को समझने के लिए हितधारकों के साथ संवाद किया है, इसे प्रतिगामी के रूप में वर्णित किया जा सकता है। इसे आवश्यकता एकत्र करने के रूप में भी वर्णित किया जा सकता है।
हितधारकों के साथ सीधे संवाद करके या कुछ शोध, प्रयोग करके आवश्यकता पूर्ति की जा सकती है। गतिविधियों की योजना बनाई जा सकती है, अनियोजित या दोनों।
- नियोजित गतिविधियां कार्यशालाओं, प्रयोगों को शामिल करें।
- अनियोजित गतिविधियाँ बेतरतीब ढंग से। ऐसी गतिविधियों के लिए पूर्व सूचना की आवश्यकता नहीं है। उदाहरण के लिए , आप सीधे ग्राहक साइट पर जाते हैं और आवश्यकताओं पर चर्चा करना शुरू करते हैं, हालांकि पहले से कोई विशिष्ट एजेंडा प्रकाशित नहीं हुआ था।
निम्नलिखित कार्य इलीगेशन का हिस्सा हैं:
- Elicitation की तैयारी करें: यहां उद्देश्य उद्देश्य गतिविधि के दायरे को समझना, सही तकनीकों का चयन करना और उपयुक्त संसाधनों की योजना बनाना है।
- आचरण आचरण: यहां उद्देश्य परिवर्तन से संबंधित जानकारी की खोज और पहचान करना है।
- पुष्टि परिणाम की पुष्टि करें: इस चरण में, सटीकता के लिए इलीटेशन सत्र में एकत्रित जानकारी की जाँच की जाती है।
हमें उम्मीद है, आपको अब तक आवश्यकता के बारे में पता चल गया होगा। आइए हम आवश्यकताओं की तकनीक पर चलते हैं।
आवश्यकताएँ तकनीक तकनीक
वहाँ कई तकनीकों के लिए उपलब्ध हैं, हालांकि, आमतौर पर इस्तेमाल की जाने वाली तकनीकों को नीचे समझाया गया है:
# 1) हितधारक विश्लेषण
हितधारकों में टीम के सदस्य, ग्राहक, कोई भी व्यक्ति शामिल हो सकता है जो परियोजना से प्रभावित होता है या यह आपूर्तिकर्ता हो सकता है। हितधारकों का विश्लेषण हितधारकों की पहचान करने के लिए किया जाता है जो सिस्टम से प्रभावित होंगे।
# 2) मंथन
इस तकनीक का उपयोग नए विचारों को उत्पन्न करने और एक विशिष्ट मुद्दे के लिए एक समाधान खोजने के लिए किया जाता है। मंथन के लिए शामिल सदस्य डोमेन विशेषज्ञ, विषय विशेषज्ञ हो सकते हैं। एकाधिक विचार और जानकारी आपको ज्ञान का भंडार देते हैं और आप विभिन्न विचारों से चुन सकते हैं।
यह सत्र आम तौर पर तालिका चर्चा के आसपास आयोजित किया जाता है। सभी प्रतिभागियों को अपने विचारों को व्यक्त करने के लिए एक समान समय दिया जाना चाहिए।
नीचे दिए गए सवालों के जवाब देने के लिए बुद्धिशीलता तकनीक का उपयोग किया जाता है:
- एक प्रणाली की उम्मीद क्या है?
- प्रस्तावित प्रणाली के विकास को प्रभावित करने वाले जोखिम कारक क्या हैं और इससे बचने के लिए क्या करना चाहिए?
- व्यवसाय और संगठन नियमों का पालन करने के लिए क्या आवश्यक हैं?
- वर्तमान मुद्दों को हल करने के लिए क्या विकल्प उपलब्ध हैं?
- हमें क्या करना चाहिए ताकि भविष्य में यह विशेष मुद्दा न बने?
मंथन निम्न चरणों में वर्णित किया जा सकता है:
इस तकनीक के लिए कुछ बुनियादी नियम हैं जिनका पालन इसे सफल बनाने के लिए किया जाना चाहिए:
- सत्र के लिए समय सीमा पूर्वनिर्धारित होनी चाहिए।
- पहले से प्रतिभागियों की पहचान करें। सत्र के लिए 6-8 सदस्यों को शामिल करना चाहिए।
- सभी प्रतिभागियों के लिए एजेंडा पर्याप्त होना चाहिए।
- प्रतिभागियों के साथ स्पष्ट अपेक्षाएं निर्धारित की जानी चाहिए।
- एक बार जब आप सभी जानकारी प्राप्त कर लेते हैं, तो विचारों को मिलाएं, और डुप्लिकेट विचारों को हटा दें।
- एक बार अंतिम सूची तैयार हो जाने के बाद, इसे अन्य पार्टियों में वितरित करें।
लाभ :
- रचनात्मक सोच विचार मंथन सत्र का परिणाम है।
- थोड़े समय में बहुत सारे विचार।
- समान भागीदारी को बढ़ावा देता है।
कमियां:
- प्रतिभागियों को विचारों पर बहस करने में शामिल किया जा सकता है।
- कई डुप्लिकेट विचार हो सकते हैं।
# 3) साक्षात्कार
यह सबसे आम तकनीक है जिसका उपयोग आवश्यकता के लिए किया जाता है। व्यापार विश्लेषकों और हितधारकों के बीच मजबूत संबंधों के निर्माण के लिए साक्षात्कार तकनीकों का उपयोग किया जाना चाहिए। इस तकनीक में, साक्षात्कारकर्ता जानकारी प्राप्त करने के लिए हितधारकों को प्रश्न निर्देशित करता है। एक से एक साक्षात्कार सबसे अधिक इस्तेमाल की जाने वाली तकनीक है।
यदि साक्षात्कारकर्ता के पास प्रश्नों का पूर्वनिर्धारित सेट है तो उसे कॉल किया जाता है एक संरचित साक्षात्कार।
यदि साक्षात्कारकर्ता के पास कोई विशेष प्रारूप या कोई विशिष्ट प्रश्न नहीं है, तो इसे एक कहा जाता है असंरचित साक्षात्कार ।
एक प्रभावी साक्षात्कार के लिए, आप 5 क्यों तकनीक पर विचार कर सकते हैं। जब आपको अपने सभी व्हाट्स का जवाब मिल जाता है तो आप अपनी साक्षात्कार प्रक्रिया के साथ हो जाते हैं। विस्तृत जानकारी प्रदान करने के लिए ओपन एंडेड प्रश्नों का उपयोग किया जाता है। इस साक्षात्कार में केवल हाँ या नहीं कह सकते हैं।
बंद किए गए सवालों का जवाब हां या नहीं के रूप में दिया जा सकता है और जवाब के लिए पुष्टि के लिए इस्तेमाल किए जाने वाले क्षेत्रों के लिए भी।
बुनियादी नियम:
- साक्षात्कार करने का समग्र उद्देश्य स्पष्ट होना चाहिए।
- साक्षात्कारकर्ताओं को पहले से पहचानें।
- साक्षात्कारकर्ता को साक्षात्कार के लक्ष्यों को सूचित किया जाना चाहिए।
- साक्षात्कार से पहले साक्षात्कार के प्रश्न तैयार किए जाने चाहिए।
- साक्षात्कार का स्थान पूर्वनिर्धारित होना चाहिए।
- समय सीमा का वर्णन किया जाना चाहिए।
- साक्षात्कारकर्ता को सूचना को व्यवस्थित करना चाहिए और साक्षात्कार के बाद साक्षात्कारकर्ताओं के साथ परिणामों की पुष्टि करना चाहिए।
लाभ:
- हितधारकों के साथ इंटरएक्टिव चर्चा।
- साक्षात्कारकर्ता की समझ सुनिश्चित करने के लिए तत्काल अनुवर्ती।
- भागीदारी को प्रोत्साहित करें और हितधारक के साथ तालमेल स्थापित करके संबंध बनाएं।
कमियां:
- साक्षात्कार की योजना और संचालन के लिए समय आवश्यक है।
- सभी प्रतिभागियों से प्रतिबद्धता की आवश्यकता है।
- कभी-कभी प्रभावी साक्षात्कार आयोजित करने के लिए प्रशिक्षण की आवश्यकता होती है।
# 4) दस्तावेज़ विश्लेषण / समीक्षा
इस तकनीक का उपयोग व्यावसायिक वातावरण का वर्णन करने वाली उपलब्ध सामग्रियों की समीक्षा / जांच करके व्यावसायिक जानकारी एकत्र करने के लिए किया जाता है। यह विश्लेषण वर्तमान समाधानों के कार्यान्वयन को मान्य करने के लिए सहायक है और व्यवसाय की आवश्यकता को समझने में भी सहायक है।
दस्तावेज़ विश्लेषण में व्यावसायिक योजनाओं, तकनीकी दस्तावेजों, समस्या रिपोर्ट, मौजूदा आवश्यकता दस्तावेजों आदि की समीक्षा करना शामिल है। यह तब उपयोगी होता है जब योजना किसी मौजूदा प्रणाली को अद्यतन करने के लिए होती है। यह तकनीक माइग्रेशन प्रोजेक्ट्स के लिए उपयोगी है।
यह तकनीक प्रणाली में अंतराल की पहचान करने में महत्वपूर्ण है, यानी TO-BE प्रक्रिया के साथ AS-IS प्रक्रिया की तुलना करने के लिए। यह विश्लेषण तब भी मदद करता है जब मौजूदा दस्तावेज तैयार करने वाला व्यक्ति अब सिस्टम में मौजूद नहीं है।
लाभ:
- मौजूदा दस्तावेजों का उपयोग वर्तमान और भविष्य की प्रक्रियाओं की तुलना करने के लिए किया जा सकता है।
- मौजूदा दस्तावेजों का इस्तेमाल भविष्य के विश्लेषण के लिए आधार के रूप में किया जा सकता है।
कमियां :
- मौजूदा दस्तावेज़ अपडेट नहीं किए जा सकते हैं।
- मौजूदा दस्तावेज़ पूरी तरह से पुराने हो सकते हैं।
- मौजूदा दस्तावेज़ों पर काम किए गए संसाधन जानकारी प्रदान करने के लिए उपलब्ध नहीं हो सकते हैं।
- यह प्रक्रिया समय लेने वाली है।
# 5) फोकस ग्रुप
फोकस समूह का उपयोग करके, आप किसी समूह से उत्पाद, सेवा के बारे में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। फोकस समूह में विषय वस्तु विशेषज्ञ शामिल हैं। इस समूह का उद्देश्य विषय पर चर्चा करना और जानकारी प्रदान करना है। एक मध्यस्थ इस सत्र का प्रबंधन करता है।
मॉडरेटर को परिणामों का विश्लेषण करने और हितधारकों को निष्कर्ष प्रदान करने के लिए व्यापार विश्लेषकों के साथ काम करना चाहिए।
यदि कोई उत्पाद विकास के अधीन है और उस उत्पाद पर चर्चा आवश्यक है, तो परिणाम मौजूदा आवश्यकता को अद्यतन करने के लिए होगा या आपको नई आवश्यकताएं मिल सकती हैं। यदि कोई उत्पाद जहाज करने के लिए तैयार है तो चर्चा उत्पाद को जारी करने पर होगी।
फोकस समूह समूह साक्षात्कार से कैसे भिन्न हैं?
फोकस समूह, एक समूह के रूप में आयोजित साक्षात्कार सत्र नहीं है; बल्कि यह एक चर्चा है जिसके दौरान एक विशिष्ट विषय पर प्रतिक्रिया एकत्र की जाती है। सत्र के परिणामों का आमतौर पर विश्लेषण और रिपोर्ट किया जाता है। एक फ़ोकस समूह में आम तौर पर 6 से 12 सदस्य होते हैं। यदि आप अधिक प्रतिभागी चाहते हैं तो एक से अधिक फ़ोकस समूह बनाएं।
लाभ :
- आप एक से एक साक्षात्कार आयोजित करने के बजाय एक ही सत्र में जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
- प्रतिभागियों के साथ सक्रिय चर्चा एक स्वस्थ वातावरण बनाती है।
- व्यक्ति दूसरे के अनुभवों से सीख सकता है।
कमियां:
- एक ही तिथि और समय पर समूह को इकट्ठा करना मुश्किल हो सकता है।
- यदि आप ऑनलाइन विधि का उपयोग कर रहे हैं, तो प्रतिभागी की बातचीत सीमित होगी।
- फोकस समूह चर्चाओं को प्रबंधित करने के लिए एक कुशल मॉडरेटर की आवश्यकता होती है।
# 6) इंटरफ़ेस विश्लेषण
इंटरफ़ेस विश्लेषण का उपयोग सिस्टम, लोगों और प्रक्रियाओं की समीक्षा करने के लिए किया जाता है। इस विश्लेषण का उपयोग यह पता लगाने के लिए किया जाता है कि घटकों के बीच सूचना का आदान-प्रदान कैसे होता है। एक इंटरफ़ेस को दो घटकों के बीच एक कनेक्शन के रूप में वर्णित किया जा सकता है। यह नीचे दी गई छवि में वर्णित है:
इंटरफ़ेस विश्लेषण नीचे दिए गए प्रश्नों पर केंद्रित है:
- इंटरफ़ेस का उपयोग कौन करेगा?
- किस तरह के डेटा का आदान-प्रदान किया जाएगा?
- डेटा का आदान-प्रदान कब होगा?
- इंटरफ़ेस कैसे लागू करें?
- हमें इंटरफ़ेस की आवश्यकता क्यों है? क्या इंटरफ़ेस का उपयोग किए बिना कार्य पूरा नहीं किया जा सकता है?
लाभ:
- छूटी हुई आवश्यकताएँ प्रदान करें।
- नियमों या इंटरफ़ेस मानकों का निर्धारण करें।
- क्षेत्रों को उजागर करें जहां यह परियोजना के लिए जोखिम हो सकता है।
कमियां:
- यदि आंतरिक घटक उपलब्ध नहीं हैं, तो विश्लेषण मुश्किल है।
- इसे स्टैंडअलोन इलीगेशन गतिविधि के रूप में उपयोग नहीं किया जा सकता है।
# 7) अवलोकन
अवलोकन सत्र का मुख्य उद्देश्य दूसरों द्वारा की गई गतिविधि, कार्य, उपयोग किए गए उपकरण और घटनाओं को समझना है।
अवलोकन की योजना यह सुनिश्चित करती है कि सभी हितधारक अवलोकन सत्र के उद्देश्य से अवगत हैं, वे अपेक्षित परिणामों पर सहमत हैं, और यह कि सत्र उनकी अपेक्षाओं को पूरा करता है। आपको प्रतिभागियों को सूचित करना होगा कि उनके प्रदर्शन को आंका नहीं गया है।
सत्र के दौरान, पर्यवेक्षक को सभी गतिविधियों और दूसरों द्वारा कार्य करने के लिए लिया गया समय रिकॉर्ड करना चाहिए ताकि वह / वह समान अनुकरण कर सकें। सत्र के बाद, बीए परिणामों की समीक्षा करेगा और प्रतिभागियों के साथ अनुवर्ती कार्रवाई करेगा। अवलोकन सक्रिय या निष्क्रिय हो सकता है।
सक्रिय अवलोकन प्रश्न पूछना और उस कार्य को करने का प्रयास करना है जो अन्य व्यक्ति कर रहे हैं।
निष्क्रिय अवलोकन मौन अवलोकन है यानी आप दूसरों के साथ बैठते हैं और सिर्फ यह देखते हैं कि वे कैसे बिना किसी की व्याख्या के अपना काम कर रहे हैं।
लाभ:
- पर्यवेक्षक को काम में एक व्यावहारिक अंतर्दृष्टि मिलेगी।
- सुधार क्षेत्रों को आसानी से पहचाना जा सकता है।
कमियां:
- प्रतिभागी परेशान हो सकते हैं।
- अवलोकन के दौरान प्रतिभागी अपने काम करने के तरीके को बदल सकते हैं और पर्यवेक्षक को स्पष्ट तस्वीर नहीं मिल सकती है।
- ज्ञान आधारित गतिविधियों को नहीं देखा जा सकता है।
# 8) प्रोटोटाइप
लापता या अनिर्दिष्ट आवश्यकताओं की पहचान करने के लिए प्रोटोटाइप का उपयोग किया जाता है। इस तकनीक में, ग्राहक को बार-बार डेमो बनाकर प्रोटोटाइप दिए जाते हैं ताकि ग्राहक को इस बात का अंदाजा हो सके कि उत्पाद कैसा दिखेगा। प्रोटोटाइप का उपयोग साइटों का मजाक बनाने के लिए किया जा सकता है, और आरेखों का उपयोग करके प्रक्रिया का वर्णन कर सकते हैं।
लाभ:
- उत्पाद का एक दृश्य प्रतिनिधित्व देता है।
- हितधारक प्रतिक्रिया को जल्दी प्रदान कर सकते हैं।
कमियां:
- यदि सिस्टम या प्रक्रिया अत्यधिक जटिल है, तो प्रोटोटाइप प्रक्रिया समय लेने वाली हो सकती है।
- हितधारक समाधान की डिज़ाइन विशिष्टताओं पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं, बजाय इसके कि किसी भी समाधान को संबोधित किया जाना चाहिए।
# 9) संयुक्त अनुप्रयोग विकास (JAD) / आवश्यकता कार्यशालाएं
यह तकनीक अन्य तकनीकों की तुलना में अधिक प्रक्रिया-उन्मुख और औपचारिक है। ये संरचित बैठकें हैं जिनमें अंत-उपयोगकर्ता, पीएम, एसएमई शामिल हैं। इसका उपयोग परिभाषित करने, स्पष्ट करने और पूर्ण आवश्यकताओं के लिए किया जाता है।
इस तकनीक को निम्नलिखित श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:
- औपचारिक कार्यशालाएँ: ये कार्यशालाएँ अत्यधिक संरचित हैं और आमतौर पर हितधारकों के चयनित समूह के साथ संचालित की जाती हैं। इस कार्यशाला का मुख्य फोकस व्यावसायिक आवश्यकताओं पर बंद को परिभाषित करना, बनाना, परिष्कृत करना और पहुंचना है।
- व्यवसाय प्रक्रिया सुधार कार्यशालाएँ: उपरोक्त की तुलना में ये कम औपचारिक हैं। यहां, मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण किया जाता है और प्रक्रिया में सुधार की पहचान की जाती है।
लाभ:
- दस्तावेज़ीकरण घंटों के भीतर पूरा हो गया है और समीक्षा के लिए प्रतिभागियों को जल्दी से वापस प्रदान किया जाता है।
- आप आवश्यकताओं पर मौके की पुष्टि पर प्राप्त कर सकते हैं।
- थोड़े समय में एक बड़े समूह से सफलतापूर्वक आवश्यकताओं को इकट्ठा किया।
- आम सहमति के रूप में मुद्दों और सभी हितधारकों की उपस्थिति में प्रश्न पूछे जा सकते हैं।
कमियां:
- हितधारक की उपलब्धता सत्र को बर्बाद कर सकती है।
- सफलता दर सुविधाकर्ता की विशेषज्ञता पर निर्भर करती है।
- यदि बहुत अधिक प्रतिभागी हैं तो कार्यशाला का मकसद हासिल नहीं किया जा सकता है।
# 10) सर्वेक्षण / प्रश्नावली
सर्वेक्षण / प्रश्नावली के लिए, अपने विचारों को निर्धारित करने के लिए हितधारकों को प्रश्नों का एक सेट दिया जाता है। हितधारकों से प्रतिक्रियाएं एकत्र करने के बाद, हितधारकों के हित के क्षेत्र की पहचान करने के लिए डेटा का विश्लेषण किया जाता है।
प्रश्न उच्च प्राथमिकता वाले जोखिमों पर आधारित होने चाहिए। प्रश्न प्रत्यक्ष और असंदिग्ध होने चाहिए। एक बार सर्वेक्षण तैयार होने के बाद, प्रतिभागियों को सूचित करें और उन्हें भाग लेने के लिए याद दिलाएं।
दो प्रकार के प्रश्नों का उपयोग यहां किया जा सकता है:
- ओपन-एंडेड: प्रतिवादी को पूर्वनिर्धारित प्रतिक्रियाओं से चयन करने के बजाय अपने शब्दों में उत्तर प्रदान करने की स्वतंत्रता दी जाती है। यह उपयोगी है, लेकिन साथ ही, यह समय है- प्रतिक्रियाओं की व्याख्या के रूप में उपभोग करना मुश्किल है।
- बंद समाप्त: इसमें सभी प्रश्नों के उत्तरों का पूर्वनिर्धारित सेट शामिल है और उत्तरदाता को उन उत्तरों में से चयन करना होता है। प्रश्न बहुविकल्पीय हो सकते हैं या उन्हें महत्वपूर्ण से महत्वपूर्ण नहीं माना जा सकता है।
लाभ:
- बड़े दर्शकों से डेटा प्राप्त करना आसान है।
- प्रतिभागियों को प्रतिक्रिया देने के लिए कम समय की आवश्यकता होती है।
- आप साक्षात्कार की तुलना में अधिक सटीक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं।
दोष:
- सभी हितधारक सर्वेक्षण में भाग नहीं ले सकते हैं।
- सभी प्रतिभागियों के लिए प्रश्न स्पष्ट नहीं हो सकते हैं।
- ओपन एंडेड प्रश्नों के लिए अधिक विश्लेषण की आवश्यकता होती है।
- प्रतिभागियों द्वारा प्रदान की गई प्रतिक्रियाओं के आधार पर अनुवर्ती सर्वेक्षण की आवश्यकता हो सकती है।
उपरोक्त सभी तकनीकों में, शीर्ष पांच तकनीकों का आमतौर पर उपयोग के लिए उपयोग किया जाता है नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।
निष्कर्ष
इस ट्यूटोरियल में, हमने विभिन्न आवश्यकताओं की तकनीक देखी है। अब, विभिन्न प्रकार के साक्षात्कार प्रश्नों को देखने का समय है, जो कि एलिसिटेशन तकनीकों के बारे में पूछे जा सकते हैं।
नीचे दिए गए उल्लेख कुछ परिदृश्य हैं जो आपको साक्षात्कार के लिए तैयार करने में मदद करते हैं:
- एक संगठन में कई विभाजन होते हैं और आपको इस संगठन की सॉफ्टवेयर प्रणाली के लिए आवश्यकताएं एकत्र करने के लिए कहा जाता है। संगठन में डिवीजनों की संख्या एन है और आपको प्रत्येक डिवीजन से आवश्यकता एकत्र करनी होगी। तो, एक व्यापार विश्लेषक के रूप में आप आवश्यकताओं को कैसे इकट्ठा करेंगे?
- क्या आपने आवश्यकताओं की तकनीक में भाग लिया है? यदि हाँ, तो आपको कौन सा सबसे प्रभावी लगता है और क्यों?
- इलीटेशन करते समय आपने किन प्रमुख चुनौतियों का सामना किया?
कृपया अपने अनुभव, अपनी वर्तमान परियोजनाओं के आधार पर उत्तरों का पता लगाने की कोशिश करें, और टिप्पणी अनुभाग में उत्तर डालें। आइए जानते हैं कि आप उपरोक्त प्रश्नों को कैसे संभालेंगे।
हैप्पी लर्निंग !!
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